Nieuwe Code E-mail per 1 jan. 2012
Antwoorden op alle prangende vragen
 
1 januari 2012 treedt de nieuwe Code E-mail in werking. Door de Code onderdeel te maken van de Nederlandse Reclame Code, wordt hij algemeen bindend voor de hele branche, dus ook de organisaties die geen lid zijn van brancheverenigingen. De Code stelt eisen aan transparantie, met andere woorden: het moet voor een ontvanger duidelijk zijn tegen wie en wat hij ‘ja’ zegt en hij moet zich makkelijk kunnen afmelden.

Dit uitgangspunt blijkt toch een hoop vragen op te roepen. Daarom deze praktische uitleg over de belangrijkste bepalingen waaraan je je moet houden als je commerciële e-mail verzendt.

Algemeen
De Code is van toepassing op:

1. commerciële e-mail
Dit is alle e-mail met een reclameboodschap. Hiertoe behoren ook:
■  e-mail nieuwsbrieven
■  persberichten met een duidelijke overwegend commerciële boodschap,
    zonder algemene nieuwswaarde (ook adverteerder y kiest voor call 
    center x)
■  enquêtes en marktonderzoeken waarin een commerciële propositie
    wordt gedaan
■  ook een e-mail met de vraag voor een opt-in voor je nieuwsbrief

2. aan consumenten en zakelijke ontvangers
B2B e-mail moet volgens de Telecommunicatiewet en de Code E-mail aan dezelfde regels voldoen als B2C e-mail.


Toestemming
Om commerciële e-mail aan een willekeurige consument of persoon binnen een organisatie te kunnen sturen heeft een organisatie voorafgaande toestemming nodig. Iedereen die een e-mail nieuwsbrief verstuurt (of een bestand met e-mailadressen heeft waarop hij andere partijen laat mailen = hostmailings) moet rekening houden met het volgende:
1.  de ontvanger moet via een actieve handeling toestemming geven voor
     het ontvangen van commerciële e-mail
2.  de ontvanger moet ook via een aparte actieve handeling toestemming
     geven voor het verstrekken van zijn e-mailadres aan derde partijen
3.  bij de toestemmingsvraag moet in een bij- of onderschrift duidelijk
     gemaakt worden dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het
     toezenden van commerciële e-mail en/of derdenverstrekking,
Alleen een bijschrift waarin staat dat de ontvanger akkoord gaat met Algemene Voorwaarden of een Privacy statement volstaat niet.

Voorbeeld: Libelle splitst de aanmelding uit!

  

Uitzondering: eigen klanten

Volgens de Telecomwet en de Code E-mail heeft een adverteerder géén voorafgaande toestemming nodig om e-mail toe te sturen als:
1.  de ontvanger een klant van de organisatie is
2.  de adverteerder het e-mailadres heeft verkregen in het kader van
     een verkoop (dit geldt dus niet bij proefabonnementen en gratis
     weggegeven producten/diensten)
3.  het e-mailadres door de adverteerder alleen wordt gebruikt om
     reclame voor eigen gelijksoortige producten en diensten toe te sturen.
4.  de ontvanger (klant) ten tijde van het vastleggen van zijn e-mailadres
     is verteld dat dit gebruikt zal worden voor het toesturen van reclame
     (nieuwsbrieven) en hem de mogelijkheid tot een opt-out is geboden
      bij de registratie.

En wel zo:


En niet zo:


En ook niet goed is:

Als in het bevestigingsscherm géén informatie wordt getoond dat mijn gegevens gebruikt worden voor reclame en géén mogelijkheid is me hiertegen te verzetten!

 
Afmelden
Volgens de E-mail Code moet een ontvanger zich kunnen afmelden op het niveau waarop hij zich aanmeldt. Op concern of holding niveau, of voor het label waarvoor hij zich heeft ingeschreven. Als een Goed Doel zich inzet om ontbossing tegen te gaan, walvissen te redden en orang oetangs op te vangen, kan hij zijn aan- en afmeldproces op twee manieren inrichten:

1.  Op concernniveau
De ontvanger geeft één keer toestemming voor alle e-mail van het Goede Doel en ontvangt mail over zowel ontbossing, de walvis en de orang oetang. Gevolg is dan dat als een ontvanger zich afmeldt, hij voor geen van de projecten e-mail meer mag ontvangen.

2.  Op labelniveau
De ontvanger geeft apart toestemming voor de ontbossing, de walvis en de orang oetang,met als gevolg dat als hij zich voor een van de projecten uitschrijft, hij nog steeds benaderd mag worden voor de andere projecten.

Hetzelfde principe geldt uiteraard voor uitgevers met verschillende titels of multinationals met verschillende merken. Het is dus belangrijk om goed na te denken over het inrichten van de toestemmingvraag, want dit heeft gevolgen voor de afmeldingen.


Hostmailings
Als adverteerder kan je ook op een e-mailbestand van een andere organisatie mailen, als de mensen in het bestand van de andere organisatie hier toestemming voor hebben gegeven. Een adverteerder met een nieuw sportdrankje, vraagt een uitgever van een sportmagazine of hij dit drankje via hun e-mailbestand onder de aandacht mag brengen. De producent van het sportdrankje krijgt de e-mailadressen dan niet fysiek in handen, maar de uitgever stuurt een dedicated e-mail aan zijn bestand waarin reclame voor de sportdrank staat. In dit geval blijft de uitgever de eigenaar van het bestand (bestandseigenaar). Volgens de nieuwe code e-mail moet de uitgever (de bestandseigenaar) zich identificeren in het ‘Van-veld’. Zodat het voor de ontvanger van de e-mail in één keer duidelijk is dat hij de e-mail van het sportdrankje ontvangt omdat hij in het bestand van de uitgever staat. De uitgever moet als bestandseigenaar ook zorgdragen voor de afmeldmogelijkheid.


Kortom
De nieuwe regels zijn zo moeilijk niet. Het moet voor een ontvanger van e-mail duidelijk zijn tegen wat en wie hij ‘ja’ zegt. En hij moet zich eenvoudig kunnen afmelden.

Voor een adverteerder die e-mails verstuurt op zijn eigen bestand betekent dit opletten dat:
■  op een transparante manier toestemming wordt gevraagd
■  een ontvanger zich kan afmelden voor e-mail op het niveau
    waarop hij zich heeft aangemeld (label, holding)
■  bij het mailen naar eigen klanten:
    ○ het e-mailadres is gekregen in het kader van de koop (niet verrijkt)
    ○ gebruikt wordt voor reclame voor eigen producten en diensten
    ○ de klant ten tijde van registratie van het e-mailadres is geïnformeerd
       over het toesturen van reclame per e-mail en het recht van verzet is
       geboden.
    ○ dat iedere e-mal een afmeldhyperlink bevat

Voor een adverteerder die mailt op het bestand van een ander betekent dit opletten dat:
■  de ander (eigenaar van de e-mailadressen) toestemming heeft 
    gekregen voor derdenverstrekking van de e-mailadressen in zijn bestand
■  de ander zijn eigen merknaam opneemt in het Van-veld

Voor adverteerders (bestandseigenaren) die andere adverteerders de mogelijkheid bieden op hun adressen te mailen betekent dit opletten dat:
■  het eigen label (merk/bedrijfsnaam) van degene die zijn adressen 
    ter beschikking stelt wordt opgenomen in het ‘Van veld’
■  at afmeldingen van consumenten worden geregistreerd in het
    eigen bestand


Bron: E-mail blog DDMA van 2 november 2011

Voor de complete Code E-mail versie 2012, klik hier»

Xmanager »

« Xmanager Parse Error »

Xmanager encountered the following error while attempting to parse the requested resource:
« PHP Parse Error »
 
PHP error debug
  Error: Cannot modify header information - headers already sent by (output started at /var/data/httpd/www.emailstation.nl/htdocs/index.php:419) 
  Error type/ Nr.: Warning - 2 
  File: /var/data/httpd/www.emailstation.nl/htdocs/index.php 
  Line: 404 
  Line 404 source: header($header);  
 
Parser timing
  MySQL: 0.0139 s s(20 Requests)
  PHP: 0.0089 s s 
  Total: 0.0229 s s